怎样说话才打动人

  除非是私人信件，否则尽量把Email的长度控制在一个屏幕内，如果是传真的话不要超过一页。如果太长，人们很可能只大概看一下，或者根本不看。简洁，但不要生硬，也不要含含糊糊，读者可能不清楚你在谈什么。
  要在生动和趣味上花心思，而不要写得冗长而单调。
  清楚明白
  有些人每天要收50—100封Email，所以在主题栏内填写一个标题将有助于收信人决定优先收看权。我们的主题栏越具体，收信人就越容易准确地判断其内容是什么。不要使用同样的措辞作为你的信息的开头，否则你会冒着收信人感到被骚扰的风险。
  用简单的话把你想让收信人了解或去做的事情放在头三行。接着阐释原因。你是否有问题要问或者需要索取一些信息呢？也放在前三行。是否有一个你想让收信人清楚的时间或最后期限呢？放在前三行。你是否要提供一些信息、建议或指导呢？放在前三行。你是否要提供一个机会或邀请呢？还是要放在前三行。把你最重要的信息放在开头，这样可以防止收信人没有时间读完全部内容而错过。
  如果你有不止一个题目的Email需要发送，可以把每个题目单独发送一封Email，这样使收信人更方便地区分轻重缓急并归类。
  如果Email或者传真不止发送给一个人，一定要写清楚：谁，需要做什么，在什么时间。可以采用这样的方式：群发给需要负责做某事情的人，抄送给仅仅需要了解信息的人。 
 
    
  
                 第七部分 书面沟通进行成功沟通
 
 
  正如别的书信交流一样，我们把传真和Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多数Email和传真，这意味着：
  每段大约6行。
  段落之间空1行。
  使用数字序号。
  使用小标题把更长的信息分开。
  关键部分要标示出来。
  留出一些空白。
  这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。
  有吸引力
  清晰简洁的语句有助于确保Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：
  确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。
  使用第二人称——用“你”这个称谓。
  哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。
  迅速
  除非公共性的Email，大多数人总是希望在48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。
  如果你在度假，可以考虑把你的邮箱设置为自动回复，这样如果你收到的邮件短期内不能回复，而对方又在期待你的回复时，可以避免误解。
  整理清楚
  传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失，Email的往来也可能会把硬盘弄乱，使信息难以接受。这里介绍一些整理传真和Email的小技巧：传真Email
  把不想要的传真扔掉删除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）
  把准备日后查阅或记录的传真 把你想以后查阅的信息归为一类
  归为一类把那些你准备以后处理或回复的
  按需要尽早回复悬而未决的传真 邮件打印出来或放在电脑文件夹里
  立即回复其余的传真 立即回复其余的邮件
  定期检查你的发件箱和标题文件夹，删除掉那些不需要的和过期的信息尊重隐私，节省时间
  为什么没什么人喜欢点击“全部回复”的按钮回复邮件呢？除非一个人的熟人圈子非常狭小，每个人与别人的兴趣都非常接近。否则，不可能地址栏里的每个人都会对地址栏里的其他人的爱好感兴趣！不要用这样的方式浪费人们的时间。
  你的Email应当包含多少细节呢？在任何一次交流开始前，首先要思考对方的需要。他们已经知道了什么？他们有多少兴趣？他们想要什么程度上的细节？
  盲目的抄送按钮可以很顺手地发送多个备份。首先，不是每个人都喜欢把自己的邮件地址发送给许多别的收信人；其次，显示一长串抄送地址占用了空间，收信人需要滚动滚轴，有时在锁定信息时十分吃力。（接收到抄送邮件的人只需看到发件人的邮件地址和他们自己的，而不是所有的收件人列表。）
  附件
  你是否收到过粘贴着需要花时间下载附件的邮件，最后发现你只是在浪费时间而已？
  虽然很容易发送，附件还是需要花时间传送和下载。在你发送附件之前，先想想收件人为何应当对它产生兴趣。如果你还是决定发送，在邮件的正文中解释它的内容以及格式。这样，收件人就可以做出明智的决定是不是要打开它。
  核对你发送的所有信息
  电子沟通的速度很容易使人天马行空，不受约束。正如我们需要核对我们的信件、备忘录、报告一样，我们也应当核对我们的邮件和传真。
  在发送信息之前花一些时间检查一遍。毫不留情地把不必要的词和枝节去掉。
  如果你每天都挂在因特网或局域网上，不要一收到信息就跳起来。确定一个检查邮件和传真的最佳时间。每天早上第一件事就是检查电子邮箱的做法也许不是最有效率的，比如，它可能耽误你准备做的更重要的工作。 
 
  
                 附录6 如何评判心理程序测验
 
 
  要想知道你属于哪一种类型，以及你需要在哪方面更多的实践，然后把每一栏中你的标记累加起来。标记越多，说明你这方面的倾向更多。
  8个或更多的标记说明你使用这一模式的愿望非常强烈，4个或更少的标记则说明你使用这一模式的愿望不强。
  视觉型右上角这一栏显示你倾向于使用视觉型信息进行沟通，你是一个视觉型的人。
  听觉型右下角这一栏显示你倾向于使用听觉型信息进行沟通，你是一个听觉型的人。
  动感型左上角这一栏显示你倾向于使用动感型信息进行沟通，你是一个感觉型的人。
  逻辑型左下角这一栏显示你倾向于使用逻辑型信息进行沟通，你是一个逻辑型的人。 
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