跳出瞎忙的迷宫

幻灯简报软件和其他类似的工具，不但没有使公司工作精简，而且还给公司充斥着更多乱七八糟的噪音与垃圾。
  在企业中现在普遍存在着两种趋势，一是经理人和企业主管作简报的次数逐年增加，有些甚至以十倍的速度持续增加；二是准备的时间也急剧改变，在准备工作的过程中，愈来愈强调投影片以及其他媒介的制作，从而大大减少了企业经理人和企业主管准备报告资料的时间。
  一位高层主管对五百位经理演讲，他在为时５２分钟的简报中，用了１３７张投影片。也有人在２５分钟内用了１０８张投影片，也就是说平均每１３．９秒钟就放一张投影片。一个财星２５０大企业的中层管理团队要对高层主管做一重要简报，本来他们的简报已经缩减到１２张投影片，可以腾出许多时间跟高层主管充分讨论，然而，最后的简报又膨胀到４１张投影片，到最后几乎没什么时间讨论了。
  少做报告，多引发谈话，从自己的角度出发，不要着眼于投影片的数量，而应当着眼于谈话内容的质量。
  杰出的简报，能够立刻在观众之间引起激烈的对话与讨论，并且会对接下来的谈话内容有影响作用。
  一家知名的健康保健消费品公司，聘用了一位高层主管负责重新改造他们产品创新的方式。起初，他与大家一同做简报来讨论产品的创新，但令他非常失望的是，他的大部分同事对自己的消费者的需求竟然一无所知。
  于是，他立即决定停止讨论，然后引导自己的同事对自己消费者的回馈意见进行分析。他们将顾客对公司的需求转化成目前的问题，诸如"顾客为什么说这个产品并不符合他们的需求？"这一问题就是我们最畅销产品的突破点。这位高级主管新思路的提出，引起大家的高度关注，每一位员工都积极地进行讨论，公司的每一个角落都充满讨论声。他改变了大家讨论的主题，进而改变了他们开发新产品的方式，新产品上市成功率果然增加了１５０％。可见，简报成功与否取决于它所发挥的作用大小。
  员工真正需要的，是能够澄清事实的有用对话，以及取得能够了解他们手上资料的机会，但他们的时间完全被一大堆垃圾资料所占用。
  可是，"少做"所面临的严峻挑战就是必须坚持自己的信念。做简报时，"少说"表示对自己一言一行都要负责任，言外之意就是说你要多思考，而不仅仅是一个劲地只制作投影片。
  幻灯片制作，带来的直接后果就是写作被严重地侵蚀。有些学校的学生用幻灯片做简报，这导致了学生思维和写作能力的减弱。而那些比较有名气的学校，比如康奈尔州的小学，该学校的老师就反对用幻灯软件，他们认为幻灯片图像是如此引人注目，有时候甚至会忘了看内容。他们对学校课堂上使用幻灯片的问题日益关注。还有密苏里大学及明尼苏达大学前任校长彼德·麦格拉斯也说："写作已被幻灯片严重侵蚀了！"
  现在开始简单工作
  对于前面说过的沟通三字诀"知"、"感"、"行"，必须牢记在心。当你打开电脑并开始用幻灯片，或拿起彩色笔时，第一步就应该清楚明确的是，第一，你希望听众听完简报之后记得哪些重点？第二，听众会有什么感受？第三，你希望他们听完简报之后采取什么行动？
  为此，你在做简报的简单工作时，应当采取以下步骤：
  第一步，将那些要通知别人的重点以问题的形式提出来，然后再将问题转换成别人愿意接受的事。
  这种做法基于三个理由，第一，想办法减少工作量。在历时一小时的简报中，常规做法应该是报告内容不超过５０分钟，然后留下１０分钟的时间让听众们自由讨论。同时，如果在作简报的过程中，能够将重点转换为问题，就会引发听众们私下参与讨论，然后"大声报告"他们对问题的看法。这样，作报告的时间，就会缩短至３０--４０分钟。第二，听众能够将你的简报内容活化。让听众在中间讨论，要比在报告的最后１０分钟提出问答，效果要好得多，而且这种做法使自己可以更容易做一个反应机灵、优秀出色、充满智能的发问者。第三，报告的听众会有较好的反应。只有一个才华洋溢的演讲者，才能吸引听众心甘情愿地去听报告。要知道，报告的听众，需要的是作报告者的重要观点和一些细节，然后才可能去消化这些内容，并深入探究这些观点。作简报时，如果能够把要讲的关键重点转换成问题，那就可能创造一个双嬴的效果--报告者自己减轻了工作负担，而听众则提高了满意度。
  第二步，别只是单方面地"输出"，务必达成彼此之间互动对话与讨论的目的。
  尽管有些评价简报成功与否的标准不一定正确，但这些标准跟简报的真正效能毫无关系。简报是否成功，跟谈话内容的改变有很大关系。杰出的简报能够在观众之间立刻引起激烈的对话与讨论，并且会直接影响到下一步所要谈话的话题。
  也就是在报告的同时，他们就可以形成自己的决策、优先顺序及行动。因此，真正能够反映简报效果的决定因素，是报告者所言所行能否对人们谈话与讨论的内容有决定作用。如果认为是成功的简报，那简报之后，大家谈论的内容是他们以前不曾谈论过的内容，那么会议的过程就应该是少做"报告"，较多地引发听众的互动式讨论。
  第三步，如果有必要对听众表示出尊重与关心，而做幻灯片又是非常重要时，你就进行以下一些步骤。
  首先，制作一页摘要。不管你的简报多简短、多有重点，大家还是想看到一页简明扼要却又面面俱到的摘要。这当然与简报重点的纲要截然不同，而是为听众制作的内容摘要。其次，在作报告的过程中，运用１：３比例决定投影片的张数。如果投影片大多是文字、数字和图表，那么在简报的每三分钟间插播一张投影片。一小时的简报至多应该有２０张投影片，半小时的简报至多１０张。１： ３的比例，有利于人们在作简报时自我约束，形成一种沟通的纪律。再次，最好在作简报前，而非简报结束后，发给在场成员每人一份讲义。记住，越能有效调动人们的听、看、记，就越能被人理解、保留、讨论，也就越能产生作用。
 
24．去掉不必要的会议
 
--------------------------------------------------------------------------------
  多开会的弊端
  成功的企业领导人，不会轻易去参加会议，他们有选择地参加那些效益最高的会议。他们处理会议通知的态度，一般是冷处理，他们一般会回答："我的时间非常有限。我的精力与专注一定得有效而精准地使用，不管是顾客，还是我的股东与职员。"
  大多数高级主管对他们的日程安排，一般都不讲什么情面，而是冷面无情地严加控制，从而给自己足够的时间去完成高价值的活动，以便给公司带来最大限度的利润。无论自己的周遭有多少危机，自己必须专注如一地瞄准目标，这是所有高效管理者所拥有的特殊才能。
  那么，很多人可能就会这么想："那些管理者对他们的事务、会议安排能够如此冷面无情，是因为他们是公司的大头，他们完全可以用"不"来谢绝别人，而我却不能这么做！"
  其实，有许多领导者，当他们回答自己如何控制工作量以及如何运用时间，并如何管理自己的工作日程时，最普遍的反应会是这样：
  首先，做自己所有的事情时，始终将自己的注意力集中在最能引起自己注意的事情上。
  其次，是某一位高效能的领导影响了自己，使自己决心开始改变……
  再次，痛苦的教训使他明白，他必须注意到需要再开始……
  接着，就开始叙述自己遇到的那个惨痛教训。
  那些最受人尊敬的高层管理者，早在他们有威望之前，就已经开始严格控制自己的日程安排表了，而明日的领袖现在也已经在做同样的事了。你是否仿效了他们呢？
  事实上，我们的时间与精力都极其有限，所以非常有必要选择何时何地去投入我们的经验、知识、热情与活力，并决定自己投入多少。成功者比现在大多数人的精明之处，就在于他们有一套行之有效的时间与精力的投资组合。
  有选择地去参加会议，是以投资者思维去思考工作的第一步。
  现在开始简单工作
  有选择地参加会议将为你的个人发展起到莫大的作用，为此，我们必须精简我们的会议工作。简单工作的方法是：
  第一，将一个数字记在心头，这个数字是１４４０。１４４０表明你在一天的时间里一共拥有的分钟数。这个数字任何人都无法改变，也不会把这数字带到第二天。你决定是否参加任何会议时，都应该想到这个数字。不论你推掉浪费时间的会议有多么不地道，或需要多大勇气，如果你去了，就等于选择了浪费三十、六十或九十分钟以至更多。
  接下来，步骤２至３会要求你作棘手的抉择。