跳出瞎忙的迷宫

如果你邀请到适当的人出席会议，会议细节出现问题时，他们就会主动帮忙弥补会议的失误，或者当会议偏离主题意思时，他们也会帮忙拉回到正题上来。
  如果你真的尊重别人的时间，那么为了作出决策或完成工作，就不会像开"让你留在圈内的联谊会"一样，而是邀请最少的人来参加会议。这样，你就不会像那些没有效率的经理人一样，做他们最常做的事情。
  第三步骤，对成功的会议必须有一个正确的界定。为此，首先需要界定的，就是行为的成功。你可能从会议的所见所闻中得知会议的成功与否。在事前，就对自己提出以下这些问题：
  ▲说话的双方分别是谁？他们之间说些什么？
  ▲如果他们能够明白你的意思，你会得到什么样的反应或意见？
  ▲有时，令人不舒服的讨论反而会带来某些突破。一个困难且成功的讨论会成为什么样子？从中自己能听到什么又能看到什么？
  ▲自己如何才能知道大家正在探讨的问题是正确的？他们接下来提出的问题和建议有什么不同？
  ▲自己如何才能掌控大家，怎样才能真正地知道是意见一致，比如：他们是否会一致同意做什么，或不同意做什么。
  ▲谁的行为能够在会议上改变是最为要紧的事。如果能够改变，你将会看到或听到什么现象？从而以此来确定他的态度及行为正在改变。
  会主持会议的人，在开会前就对行为上的成功或失败的情形了如指掌。不过他们不会让自己的看法复杂化，只将注意力放在一两件主要的事情上。
  其次，就是对行为的结果是否成功有个正确的界定。
  ▲为何要召开这个会议？会议结束时必须达成什么目的？要是不召集这些人开会，那就有什么任务不能完成？也就是企业内常说的话，你可以做到什么事情？
  ▲这个会议之后，人们的谈话将会如何改变？大家将对什么问题展开谈论以及他们将会如何谈论这些事情？人们通过与他人谈话，而改变他们的决定、优先顺序乃至于行动。因此，在会议之后人们谈话的内容如何改变，是自己的会议是否有结果的重要标志之一。
  第四步骤，在会议开始之际，就搞清楚行为的成功与结果的成功。这个做起来很简单，用轻描淡写的三句话或更少的话即可，这些话可以用口头表达，也可以写在纸上，但必须做到清楚明确、简洁扼要。
  第五步骤，表示自己对会议的热情。不管会议的细节出错与否，自己都必须保证热情洋溢，因为热情可以对会议细节的错误有所帮助。
  向所有的成员表达清楚，一旦听到众人对某事展开谈论时，或团队达成整体的目标时，自己会兴奋异常，并且很热情地希望大家来参加会议。尽管会议规划最困难的就是细节，但给人印象深刻的会议，都是那些领导人真正要我们参加的会议，以及真正关心在会议中达成什么目的的会议。
26．简短地在语音信箱里留言 语音信箱的问题 
 
--------------------------------------------------------------------------------
 
 
  有的人针对语音信箱的电话留言会说，这实在太简单了，根本不需用大脑，还需要讨论吗？可是事实并非如此。因为太多的人在电话留言时，都是现想现说，甚至是漫无边际地喋喋不休。有更为糟糕者，他们说半天都没说出自己的重点内容来。
  应当知道，电话留言前五到十五秒是关键时刻。绝大多数的接听者在这段时间内，决定是否删除、转接、保存（等有空再听），或是回应你的留言。当你说话三十秒后还没说到重点，对方很可能就会删除你的留言，或产生要删除你的留言的想法！
  有效的电话留言是以适当的方式提供适当的讯息。大部分人都是在有限的时间对他们的电话留言进行检查，例如他们在会议的片刻休息时、前往机场或登机前的片刻时间内，或者是边检查自己的语音留言边吃着三明治。
  作为工作者，你了解并遵守这些游戏规则，你就会成为受人欢迎的工作伙伴；而忽略了这些游戏规则，你将成为工作中被人讨厌的合作者。
  现在开始简单工作
  首先，在拿起电话时，可以设想"反正没有人会接电话，会自动进入语言信箱。"只要你这么一想，你就可以占主动地位。因为你听到对方的提示后，不管对方有无人接听电话，你已经打好了留言内容的草稿。这时，如果对方有人接听电话那更好，你可以十分专注且口齿清晰地表达。而多数人的致命弱点就是提示信息后，才语无伦次慌乱地组织自己的语言。
  其次，把沟通"三字诀"放在第一位。在一个留言中通知对方一个重点，因此，在拨电话之前，你最好知道你要讲的重点是什么。再选择自己说话时的表情，表情会适时地影响对方在你所期望的时候回电话，比如兴致勃勃、亲切愉悦、担心且无助等表情，都可以使你在极短的时间内收到良好的效果。如果是受到挫折，则要坚定而有礼貌，绝不能动怒发脾气。最后，简明而扼要地说明你对对方的期望。
  再次，把你的联系方法告诉对方。你留联系方式时速度要适于手写，而不是你正常的说话速度。要知道除了自己熟知的同事和朋友外，很少有人将你的电话放在手边。因此，慢慢地说出你的电话号码，好让别人能够记下来，而不必反复听好几次你的留言。
  完成这些，所需花费时间很少很少。如果为了交待更多细节，需要的时间超过三十秒的话，那就干脆寄一封电子邮件，或是亲自传达信息，也可以与对方约好时间直接会面。
 
27．电子邮件要言简意赅
 
--------------------------------------------------------------------------------
 
 
  撰写电子邮件存在的问题
  人们的时间与注意力如何被使用与被尊重，直接驱动着企业人的行为。
  因为员工没空去琢磨公司的每一件任务，所以总是从最容易完成的工作做起。而这些最容易的事，通常都是以简单易懂、容易引起员工注意的方式通知对方。确实如此，哪一信息最容易让员工作出反应，员工就当然会注意哪件事，他们不是依据工作是否在公司策略计划里、是否会引起公司的评量为标准。
  要知道，"容易使用"和"减少使用的时间"是人类行为的两大驱动力，而那些让别人搞不清真正意思的信息，行为驱动力就大大减小。
  作为职场人员，必须牢记职场行为三法则的第一法则：想办法让别人更容易照你的方法行事，你将因之而更为得心应手。那些只是照着由来已久的方式，不努力去适应那些错综复杂的改变的员工是失败的。
  一个人如果浪费绝大多数人的时间，那别人的工作一定不会轻而易举地完成。无论是公司做简报、主持会议，还是理清目标等等，你都亲眼见过最棒和最糟糕的行事做法。你会发现如果利于别人节省时间，或是让别人更容易行事，一般都成为最棒的做法；反之，如果忽略了这些指导原则，则表现为最糟的做法。
  将"珍视别人的时间与注意力"这一原则应用到简洁省力的电子邮件以及其他任何形式的沟通上，会使你的沟通效果截然不同。因此，你在传送每一封邮件时，必须三思后行。
  在实际的沟通过程中，一般的职员在使用任何交流形式，比如电子邮件、一对一谈话、集会、打电话等，一般根据别人的信息作出以下反应：
  ▲人们被要求采取行动、参与、合作或做出承诺，于是他们决定自己将做出反应。
  ▲按兵不动，或是抗拒。
  ▲采取行动，但只是奉命行事。
  ▲ 全力以赴，付诸行动。
  这些反应，由人们脑海瞬间闪过的五项标准所决定。我们将这些标准称为"行为沟通"。如果你要别人表示出他们的决心，并采取一定的行动，就必须在以下五个关键问题上取得对方的关注：
  ▲ 这跟我目前的工作确实有关系？
  ▲ 我必须明白应该做什么？
  ▲ 我怎样做才能取得成果，我怎样就会白费劲？
  ▲ 有哪些工具和支持是我可以利用的？
  ▲ 我最终会有什么好处？
  不管通过什么形式，也不管置身什么人群，这个模式基本理论的有效性是无可置疑的。人们不管作出按兵不动、奉命行事或全力以赴的决断，都基于"行为沟通"中的这五个问题。
  在电子邮件、面对面谈话、简报或其他形式的沟通中，你想要他人全力以赴，最好事先想清楚以上问题如何回答。可以保证交流内容清楚明确并便于让他人全力以赴，而不只是一种形式。
  现在开始简单工作
  在撰写电子邮件时，必须做到与人方便，才有可能与己方便。