跳出瞎忙的迷宫

以下就是简单工作的步骤：
  第一，将必须阅读的信息放在３ Ｘ ５寸空间的第一位置上。
  写新闻报道时，报社记者喜欢采用"倒金字塔"的方式，他们总是将最关键的事实和情感关连放在新闻事件的最先位置；而那些"补版"的细节，则置于报道的末端。他们这样做，是方便他们能够自如地掌握报道的篇幅，如果碰到篇幅不够、事件必须删减截短时，就可以整段增加或删掉。
  这一写作原则同样适用于电子邮件。电子邮件的第一段，要写最重要的事实及有情感关联的部分，详情说明则写在末尾。
  要知道，一般人所使用的"信息视窗"大小都是３× ５寸，换算成公制约 ７公分×１２．５公分，这被人们称为是黄金阅读尺寸。对收件人来说，３×５寸的空间大小，非常适合快速浏览阅读，娴熟的速读者，甚至只需两三秒即可浏览完全部信息。因此，必须将"严守３× ５寸大小"视为一种"极致空间限制"的训练，才有可能应付其他空间更为有限的即时通讯及手机短讯。
  第二，必须清楚，你不是在写一封信，而是在写广告看板的文案。
  电子邮件的内容要一目了然，容易快速浏览。尽管邮件各不相同，但要做到"容易浏览阅读"，还是有一些通用的诀窍：
  ▲在有限的３× ５寸空间内，最上层的字数不超过一百一十二字到一百六十五字，大约八至十二句，且愈少愈好。
  ▲如果你的篇幅较长，已经超过三行，就必须用逗点或空白键隔开。
  ▲每一段落内，必须设定自动换行，或每超过二十个字就换行。行距短较易阅读。
  第三，在写电子邮件时，不能忽视内容清楚明确的作用，必须有效地加以运用。
  作为收件人，在浏览自己的邮件时，总是希望能接受到五方面的信息：
  ▲关连信息。和自己目前的工作内容息息相关的信息，人们才会注意。
  ▲自己采取下一步行动所需要的信息。当收件人收到邮件后，知道自己下一步必须要做的事情，这种信息也会吸引收件人的注意力。
  ▲具有期望目标的信息。信息里表明了发件人所期望的目标，收件人才可能给予高度重视。
  ▲传授技能技巧的信息。信息能够指导如何去完成目标，并列出可使用的工具与资源。
  ▲能提供报酬的信息。信息能告诉对方他的行动将给他带来什么好处。
  人们尽管不愿意浏览过多的资讯，但期望看到较多有用的资讯是一定的，尤其是当你的资讯是要他们去做某件事时，你给他们提供讯息的职责就是帮助他们能够周全地作出决策。 请记住，邮件也有所谓的"达尔文的进化论"，电子邮件之所以存在并非因为其最短，而是因为其最适合。
  第四，在日常工作中积累一些常识。
  在日常工作中，三言两语的答复和漫无主旨的长篇大论，对别人都可能是有用的信息。以上的一些步骤并非对所有的电子邮件都适用，只是一种训练和纪律。训练自己尽量每次都以最小的空间来写邮件，传递最有价值最有容量的资讯，这样，你才可能成为别人爱戴的同事。
  范例
  通过这一范例，请注意到内容清楚明确的措词与细节，并有效地利用内容清楚明确的电子邮件。
  主题意思：目前工作计划（重点１）；下一步应该采取的行动（重点２）。
  亲爱的安妮：
  上周所举行的会议相当成功，你一定为之付出了四十小时的工作日吧！在此表示深深的谢意。但愿杰克本人能够了解你的良苦用心（重点３）。
  在此一并将我们要给他的工作计划草案给你（在信的附件里）（重点４）。麻烦你过目，看看妥否（重点５）。
  在你阅览过我的杰作之后，请重点对第七、八页，及第二十三、四页给予关注，并给予修改意见（重点６）。哈利可能会特别留意这几个地方，不知我们能否满足他的需求（重点７）。
  星期二之前，打个电话给我（重点８），我们就那些要做的事情进行讨论。我们争取在两星期内搞定这事，节省你的时间与精力（重点９）。
  祝工作愉快
  华生
  （１）"目前工作计划"--这是在告诉安妮："这封信和你现在的工作内容有关（你目前进行的工作）。"
  （２）"下一步"：我会列出接下来的步骤--你必须要做的事情。
  （３）参阅一下第二章的内容，就会明白 "主题意思"这一栏为什么必须如此突出。
  （３）、（６）本书第三、四章曾谈到"语调"的重要。这四句话能进一步加深与安妮之间的个人交情。
  （４）"草案给你"（在附件里）：安妮知道自己必须要准时回应，这一点当然与计划草案直接相关。这个草案是启动安妮努力的工具。
  （５）"麻烦你过目，看看妥否？"这是安妮接下来要做的事。
  （６）"给予关注，并给予修改意见"：也是安妮接下来要做的事。
  （７）"哈利可能会特别留意这几个地方，不知我们能否满足他的需求"：许多公司的实际状况就是如此，必须保证工作的顺利完成，一个人会注意到期望的目标。在这封电子邮件里，达到期望目标指的是要让哈利满意高兴。
  （８）"请打个电话给我"：是安妮接下来要做的最后一件事。
  （９）"搞定这事，节省你的时间与精力"：安妮接下这项任务，会使自己在什么方面有所收获呢？她自己能有什么结果呢？
  ▲这封电子邮件用字不到２００（英文可能不到１００）。
  ▲只有十句话。
  ▲然而五个大家都会关注的重点都一一罗列出来，且在他们的脑海中打上了深深的印记。多加练习，你会用更少的空间，给对方提供更多信息。
28．简报愈短愈好
 
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  简报太长有弊端
  如果你能留意一下那些向管理阶层做的简报，或者读一些太长的报告，就不难发现，那些报告之所以失败，常见的原因主要有三个方面：
  ▲大多数职员并不知道自己的主管在作决策时，如何使用这些数据资料，因而也就不之道什么对主管才是最重要的。
  ▲许多职员只知道这些数据资料，而不知道这些数据资料如何就能成为证明论点的论据。所以，他们只好一味将数据堆在纸上，然后等待主管从这些杂乱无章的资料中提取论点。
  ▲这些职员如果不是将数据资料当作垃圾倾倒，就是漫无边际地说一大堆胡言乱语，而对主管需要听到的重点丝毫未提。
  面临这种情况，大多数主管会迫切地嚷道："给我摘要，讲重点，帮我快速作决策，否则不用你，我自己来！"要知道，这些主管也在做自己的工作，他们跟自己的员工一样被乱七八糟的事情所围剿；他们也有自己的职责，跟你一样也是从这乱七八糟的噪音中去分辨什么才是重要的，而且必须快速作决断，然后继续自己的工作。
  其实，不论是文字、数字还是图表，这些形式都可以帮助你把必须报告的内容提炼成一页精华摘要，并且将焦点放在真正事关重大的谈话与决策上。
  ２００３年，美国联邦政府资讯技术上的预算支出为五百亿美元。预算管理局副局长马克·佛曼的职责，就是向总统布什报告预算支出的进度，以及如何用这些预算去支持布什总统在诸如国土安全等问题的整体议题。在佛曼的进度简报中，所有联邦机构的进度分类，如人才资产与金融管理，都用图像显示，并且用红、黄、绿交通信号灯的颜色标示。这种明显的标志，为他和布什总统顺利进入对布什总统而言最重要的主题提供了方便。
  在布什做报告时，佛曼必须提供所有的数据来支持他，但不同的是他用颜色说明自己的数据信息，只有总统随后继续提问时，佛曼才会将总统需要的数据一一"倒出"。
  有用的简报，是领导人与其他人沟通的重要媒体。当一个主管一旦作了决策后，他就必须将自己的这些决策告诉其他人，而要使其他人知道自己的决策正确，这就必须要有简洁而确凿的事实。可见，简洁的精华摘要，即用重要的数据资料说明事项是至关重要的。
  雪莉·富兰克林是美国第一位女性市长，当她接管亚特兰大市仅仅两天后，就不得不宣布，该市２００２年面临９０００万美元的预算差额。虽然这个差额并不是她一手造成的，但她却不得不面临这一问题。一年的时间里，亚特兰大不但消除原有的赤字，同时还创造出了４７００万美元的盈余。尽管人们对富兰克林的解决方法莫衷一词，但她的领导能力及采取的方法，却成为那些具有相同财务问题的城镇、州市所效仿的模本。
  让亚特兰大财务扭转乾坤的部分原因，要归功于宾恩顾问公司的合作。